Pro organizátory
Zaškrtneš-li si v profilu předvolbu Organizátor akcí, budeš dostávat případné zprávy, rozeslané organizátorům a získáš možnost samostatně zapisovat příjmy a výdaje a sledovat, kolik peněz je třeba si předat s pokladníkem - přibyde Ti nová volba menu Záznamy do pokladny.
Zjistíš-li, že nemáš práva k vyhlášení akce na FungujemeAktivne.cz, jednej s Radou Sdružení - seznam je se svým záměrem, a Rada Ti zajistí nastavení potřebných oprávnění.
Akce lze pořádat nepředplacené, ale jestliže je třeba něco závazně objednat, nemáš žádnou záruku, že přihlášení opravdu přijdou a zaplatí.
Proto jsou tu i předplacené akce. K jejich vyhlášení si musíš s Radou domluvit Tvé zařazení mezi Hlavní organizátory, nebo musíš některého hlavního organizátora vyhledat a akci vyhlásit ve spolupráci s ním.
Pozor: Předplacené akce tu nejsou proto, aby Sdružení krylo ztrátu z akce. (To je možné jedině ve výjimečných případech, jestliže to má pro Sdružení jiný přínos a je to předem domluveno.) Proto před prvním výdajem za akci nebo potvrzením závazné objednávky musíš mít tolik přihlášených, aby náklady pokryli. Před toto datum také dej "Čas posledního vrácení peněz", protože do tohoto data se účastníci mohou bez sankcí odhlašovat. Pokud před prvním výdajem nebo závaznou objednávkou nemáš dost přihlášených (zajištěných příjmů), akci zruš nebo konzultuj s Radou, zda ji zrušit nebo ponechat. Pokud toto porušíš, musíš uhradit celou případnou ztrátu z akce.
Za akci musíš zajistit výdajové doklady, to je vždy příjmový doklad za zaplacenou hotovost (pokladní stvrzenka, paragon) a v případě, že platíme z bankovního účtu je to faktura (má zahrnovat celou částku, tj. i hotovostní doplatky).
Všechny výdaje a příjmy v hotovosti (peníze, zaplacené účastníky na místě) zapiš do "Záznamy do pokladny". Tam pak uvidíš, kolik Ti má proplatit pokladník nebo Ty doplatit jemu. Jakmile dojde k tomuto vyrovnání, zapíšeš jej Ty nebo pokladník, a pak se bude zobrazovat, že už si nic nedlužíte.
Pozn.: Příjmy lze zapsat jako dar nebo jako hotovostní příjem ostatní (třeba za hosta) - na ty není potřeba dávat pozor, jsou to přímo příjmy Sdružení. Není ani nutné vyplňovat nick účastníka, takže lze zapsat i příjmy za víc lidí hromadně. Ale třetí variantu "platba od přihlášeného za placenou akci" používej opatrně: jen když je dotyčný osobně přihlášen na akci na webu (v Rezervaci nebo v Účasti) a když správně vybereš ze seznamu jeho nick: navýšíš mu tím totiž osobní zálohu a do příjmů sdružení budou peníze převedeny jedině tehdy, když si je FungujemeAktivne.cz úspěšně strhne (právě proto musí být použit správný nick a musí být přihlášen na akci na webu).
Pamatuj: Všechny příjmy, které organizátor získá od účastníků, a všechny výdaje, které učiní, musí být co nejdříve po transakci zapsány na tento web. Dále musí být zaznamenána všechna předání peněz mezi organizátorem a pokladníkem (ať už je na web zapíše organizátor nebo pokladník).